Formuláře s bezpečným uploadem souborů

Nahrávání souborů přímo ve formuláři

Mailocator umožňuje rozšířit běžný formulář o možnost nahrávání souborů. Uživatel může jednoduše přiložit jeden nebo více souborů, které se následně neodesílají jako klasická e-mailová příloha, ale doručují se formou bezpečného odkazu. Příjemce tak může soubor stáhnout jedním kliknutím.

Celý proces lze navíc snadno automatizovat a formulář napojit na CRM nebo další systémy, kde se data dále zpracovávají.

Proč a kde tuto funkci využít

Možnost připojit soubory výrazně rozšiřuje využití běžných formulářů. Hodí se například pro:

přihlášky

reklamace

sběr podkladů

dotazníky nebo registrace

Velkou výhodou je, že lze pohodlně a bezpečně pracovat i s většími soubory – běžně v desítkách až stovkách MB. Soubory se neposílají jako přílohy, ale pouze jako odkazy, což šetří e-mailovou infrastrukturu a eliminuje problémy s doručitelností.

Případová studie: jak upload formuláře používáme v Mailocatoru

Tuto funkci aktivně využíváme i interně v Mailocatoru – například při zpracování kampaní na míru. Klienti nám mohou jednoduše poslat zadání včetně grafických podkladů přímo přes formulář, který je napojený na interní systém produkčního týmu.

Díky tomu se celý proces výrazně zrychlil.

Už nemusíme dohledávat přílohy v e-mailech nebo složitě párovat zadání s podklady – vše se automaticky propisuje do našeho interního systému a je ihned připravené ke zpracování.

Zároveň jsme eliminovali problémy spojené s externími nástroji pro sdílení souborů.

Odpadlo řešení přístupových práv, čekání na nasdílení dokumentů konkrétním uživatelům i otázky archivace. Soubory jsou dostupné přesně tam, kde mají být, a ve chvíli, kdy jsou potřeba – bez zbytečných kroků navíc.

Klíčové funkce a bezpečnost

Po odeslání formuláře přijde na definovanou e-mailovou adresu zpráva s obsahem formuláře a odkazy na nahrané soubory. U každého souboru je viditelný název, formát i velikost, takže máte okamžitý přehled.

Soubory jsou bezpečně uloženy v úložišti Mailocatoru po dobu 7 dní, poté jsou automaticky odstraněny. V nastavení lze navíc definovat:

povolené formáty souborů

maximální velikost

možnost smazání souboru ihned po prvním stažení

Právě poslední možnost je klíčová pro situace, kdy je potřeba maximálně chránit soukromí a kontrolovat počet přístupů k datům.

Automatizace a napojení na systémy

Součástí odeslané zprávy může být také soubor files.json, který obsahuje strukturovaný seznam nahraných souborů. Díky tomu lze data snadno a automaticky předávat do interních systémů, CRM nebo jiných podnikových řešení.

Jde o efektivní způsob, jak řešit scénáře, které by jinak vyžadovaly vlastní backend, složitou infrastrukturu a dodatečné náklady. Mailocator tak nabízí jednoduché, ale zároveň enterprise-ready řešení pro práci se soubory ve formulářích.